Webinars die grip geven op IT-kosten

‘Wij maken de techniek financieel’

Kijk naar de IT-structuur van je organisatie alsof het een fabriek is. Voor financials is die aanpak een eyeopener, merken docenten Vincent Hagedoorn en Dick Kleijn. Met hun webinars ‘Essentiële ICT-taal voor financials’, ‘Predictive models voor ICT-kosten’ en ‘ICT-investeringen beoordelen’ leren ze financials hoe ze met vertrouwde tools grip op de IT-kosten kunnen krijgen. 

Kijk naar de IT-structuur van je organisatie alsof het een fabriek is. Voor financials is die aanpak een eyeopener, merken docenten Vincent Hagedoorn en Dick Kleijn. Met hun webinars ‘Essentiële ICT-taal voor financials’, ‘Predictive models voor ICT-kosten’ en ‘ICT-investeringen beoordelen’ leren ze financials hoe ze met vertrouwde tools grip op de IT-kosten kunnen krijgen. Beide docenten weten waar ze het over hebben. Vincent Hagedoorn RA was tot voor kort cfo global infrastructure bij ING. Dick Kleijn heeft twintig jaar IT-ervaring en was ondermeer product owner van het financiële platform voor de wereldwijde private cloud services van ING.

Canvas
'Wij maken de techniek financieel’, aldus Dick Kleijn. ‘Daarvoor heb je om te beginnen een canvas nodig. Dat is niets anders dan een vel papier waarop je de structuur van je IT tekent. Van datacenter tot toetsenbord. Het canvas helpt je om te begrijpen hoe onderdelen in het geheel passen.

In de praktijk
In de praktijk wordt een financial vooral ingeschakeld wanneer losse componenten worden gekocht. Als er acht nieuwe servers moeten worden aangeschaft, praat de leverancier eerst met de IT-afdeling, dan met procurement en daarna pas met finance. En dan vooral om door te rekenen of er budget voor is. Met name in grote organisaties voelen financials de druk om snel inzicht te geven in kosten. Terwijl je eigenlijk integraler wil kijken. Welke software is er bijvoorbeeld voor die servers nodig? Stel dat er een keuze is tussen acht servers met 800 processoren die drie ton kosten en acht servers van een andere leverancier met 900 processoren die 2,9 ton kosten. Met de goedkopere servers ben je in de praktijk duurder uit omdat de softwarekosten hoger zijn. Veel licentiekosten worden namelijk berekend op basis van het aantal processoren.’

Kwartje
De traditionele wijze waarop finance naar IT kijkt werkt niet meer, aldus Vincent Hagedoorn. ‘Vroeger was IT een stafafdeling die zijn eigen zaken regelde. De finance-afdeling hield zich daar niet heel erg mee bezig. Inmiddels vormt het IT-budget in grote organisaties soms wel dertig procent van de bedrijfskosten. Als je zoveel investeert in IT moet je er als financial veel dichter op zitten. En ander gereedschap gebruiken. De beproefde methode om kosten in te delen in kostencategorieën die je vervolgens vertaalt naar een resultaatrekening werkt hier niet. De kosten van IT-producten zitten versnipperd in servers, datacenter, loonkosten, etc. Als de IT-kosten zijn gestegen, wil je weten of dat komt door duurdere contracten, lagere efficiency of door een veranderde bezettingsgraad van het datacenter.

De oplossing is activity based costing. Die methode stelt je in staat om uit te leggen waar de kosten zitten. Het mooie van deze tool is dat een financial er vertrouwd mee is. Als je activity based costing toepast, wordt het ineens veel eenvoudiger om je rol als financial te pakken. Kijk naar de IT-structuur van je organisatie alsof het een fabriek is. Of beschouw het als een hotel met kamers. Het hotel is het datacenter. De kamers zijn je storagecapaciteit. Voldoende storage is cruciaal. Als je teveel data op je systeem hebt - in de vorm van transacties en bestanden - vertraagt het systeem tot het ineens stopt. Voor een cfo van een hotelketen is het ondenkbaar dat hij geen inzicht heeft in de bezettingsgraad van zijn hotels. Toch weten veel financials niet hoe het met de bezettingsgraad van hun storagecapaciteit is gesteld. Het mooie is dat tijdens die webinars dat kwartje direct valt. Als je de deelnemers aan de cursus vertelt om zo naar IT te kijken, gooien ze hun hele toolkit open.'

Bekijk de cursussen:
Ga naar de cursus FinOps | Essentiële ICT-taal voor financials
Ga naar de cursus Predictive models voor ICT-kosten
Ga naar de cursus FinOps | ICT-investeringen beoordelen

Docenten

Vincent Hagedoorn
Vincent Hagedoorn heeft gewerkt bij Ernst & Young Accountants. De afgelopen 5 jaar heeft hij als CFO Global Infrastructure bij ING Bank NV gewerkt. Bij ING heeft Vincent een nieuwe manier van werken ontwikkeld die een belangrijke bijdrage heeft geleverd aan het verkrijgen van beter inzicht in IT kosten. Belangrijk uitgangspunt is een gedegen financieel technisch begrip van de waarde van services en diensten te verkrijgen om deze vervolgens aan een kostprijs te verbinden.

 

 

Dick Kleijn
Dick heeft meer dan 20 jaar IT-ervaring in technische en commerciële functies. Zo heeft hij cloudoplossingen geleverd aan accountantskantoren en was hij 'product owner' van het financiële platform voor de wereldwijde private cloud services van ING Bank NV.